Préparer et Organiser son voyage : Administratif

Bonjour, Bonsoir !

Voici donc mon premier article, confectionné avec amour par mes petites mains. J’y donne mes conseils sur les bases de la préparation dun voyage dans le sens très général du terme. 

En effet, tous types de voyages existent, et, même sʼil est évident qu’un séjour en France à cinq, et un voyage solo en Guinée, seront totalement différents, certaines parties de l’organisation seront communes. De plus, à lieu et nombre identiques, une infinité d’expériences différentes pourront être vécues, cʼest aussi ce qui en fait la richesse !

Cʼest pourquoi je parlerai ici des étapes de préparation communes à la majorité des voyages, cʼest à dire la nature du voyage ainsi que son organisation administrative. Nʼayez crainte, d’autres articles suivront, traitant des aspects matériel à emporter, digital, moyens de transport, santé et sécurité, budget etc… et des aspects plus “ vivants “ dʼun voyage !

Je tâcherai de répondre aux questions que lʼon peut se poser en vue dʼun séjour à lʼétranger : Comment je peux payer moins cher mon billet dʼavion ? Ai-je besoin dʼun visa pour ma destination ? Dois-je mʼassurer ? Pourrais-je me servir dʼinternet sur place ?…

Les informations que je donne ont été aquises durant mes expériences dans les pays suivants : Espagne, Japon, Pérou, Portugal, Maroc, Argentine, Bolivie et Chili ( une journée à New-York et une à Londres ).

Bonne lecture !

Nature du voyage et billets

Quelle expérience je souhaite vivre ?

 La première étape dans la préparation d’un voyage, et certainement la plus importante à mes yeux, est de déterminer le fil conducteur, le “mood”, la ligne rouge de celui-ci. 

Je m’explique : il faut se poser les questions essentielles qui guideront et créeront l’expérience que vous vivrez : Je souhaite vivre un voyage de style “ coup de tête ”, authentique, en immersion, qui se laisse porter au grès des rencontres et des évènements ? Je privilégie plutôt une zone de confort qui m’est propre, je veux surtout prendre des vacances sans avoir besoin de faire dʼefforts sur place, plus organisées ? 

Un voyage demande un minimum syndical d’organisation, je souhaite m’en tenir à celui-ci où je me sens plus à l’aise avec une organisation plus complète et prévisible pour éviter le stress de l’imprévu, de l’inconnu ? Quels risques suis je prêt(e) à prendre ( stop, camping sauvage ) ? ( Rassurez-vous, la question budgétaire influencera ces choix là, mais ne les limitera ni les définira dans le temps. ) Souhaitez-vous vous lancer des challenges ( Alaska-Ushuaïa à vélo, à moto, Cinqs continents en un an, Tour à pied du Kirghizstan, Pérou sans argent ) ? 

 Je trouve important de rappeler que même si on ne veut pas sʼencombrer de préoccupations durant ses vacances il est nécéssaire de respecter les locaux et leur lieu de vie ( celà peut paraître évident, mais dans les faits certains ne se rendent visiblement pas compte de leur comportement ).

Toutes ces réponses détermineront vos moyens de déplacement ( Avion, Train, Bus, Stop, Bâteau, Moto, Vélo, À pattes ), de restauration ( Restaurants, Bouis Bouis, Cuisiner soi-même ), d’activités ( Tours en agence, Adrénaline, Imprévu, Autonomie ), de repos ( Hôtels, Auberges de jeunesse, Couchsurfing, Volontariat, Camping ) etc, bref, dessineront cette ligne directrice.

Trouver des billets pas chers

  Des réponses à vos questions, vous pourrez déterminer la date de début et peut-être de fin ( je n’en ai pas ) de votre voyage, ainsi que le lieu que vous souhaitez visiter. De là, vous pourrez commencer à chercher des billets pas chers. 

  Pour les billets d’avion, j’utilise quasiment toujours Kayak comme comparateur, mais Skyscanner, Momondo et Liligo sont également recommandables. Les prix sont souvent moins cher que sur les sites des compagnies. Kiwi permet de rechercher plusieurs destinations à la fois, afin de voir où atterrir le moins cher.

Il vous appartient de prendre une assurance pour votre vol ou non ( pour ma part je n’en avais pas pour mon dernier long courrier ( Londres- Buenos aires ) car ils se débrouillent toujours pour ne pas vous verser un centime, mais cela peut marcher dans certaines situations, parfois mieux vaut payer 50€ de plus au cas où, à chacun de voir ).

Penser à supprimer votre historique, et si vous avez la possibilité de réserver en avance, la nuit, en semaine, cela fera baisser le prix de quelques euros voire dizaines dʼeuros, et vous donnera accès à des billets pas chers.

Pour ceux qui prennent l’avion, le train, ou le bâteau, une alternative à lʼachat de billets classiques est lastminute.com. À quelques jours ou semaines du trajet, ils offrent des prix cassés vers toutes les destinations. Pour les trains, le site Omio est un bon comparateur ( Attention il ne lʼest pas forcément pour les bus ).

Organisation ADMINISTRATIVE du voyage

Quelle assurance voyage dois-je prendre ? 

 Quelque soit la durée de votre voyage, qu’il dure quatre jours, quelques mois ou quatre ans, vous serez obligés de vous assurer. 

  Une multitude d’assurances voyage existent, correspondant à tous types de voyages, selon le nombre de personnes ( Famille, Couple, Solo, Amis ), la distance et la durée. Vérifiez les sinistres couverts et leur montant, car dans certains pays on peut vite se retrouver à devoir débourser des sommes mirobolantes surtout pour les frais médicaux.

 Voici les trois plus importants :

  • Frais médicaux et dʼhospitalisation (Frais de séjour, honoraires, autres frais médicaux, ambulance, Consultations, analyses, actes techniques, imagerie ) : 200 000€
  • Assistance en cas de maladie ou blessure 7J/7, 24H/24 ( Transport, Rapatriement ) : Frais Réels
  • Responsabilité Civile à lʼétranger ( Si vous causez des dommages à un tiers ( Faire tomber le téléphone de quelquʼun dans lʼeau est plus probable quʼil nʼy paraît )) : 4 500 000€ si Immatériel et 450 000€ si Matériel.

Pour ma part, j’ai pris lʼassurance voyage qui correspondait le plus à mon voyage, avec Chapka, comme bon nombre de voyageurs en solo pour un voyage longue durée, car elle nʼétait pas excessivement chère, et que plus que lʼessentiel des sinistres étaient couverts. Pour onze mois je paye 530€, et je  continue également de payer mon assurance vie.

 Tourdumondiste en ont fait un tableau comparatif très utile, ainsi que Traverser la frontière qui donne plus dʼinformations complémentaires.

Carte bancaire sans frais à l’étranger

Pour ce qui est de la banque, j’ai une carte bancaire visa classique. En discutant de mon voyage avec mon banquier, il m’a augmenté manuellement les plafonds ( Que je ne pouvais pas augmenter dʼautant en ligne ) jusqu’à 1200€ sur sept jours glissants au lieu des 600 habituels, car en cas de pépin je nʼai pas envie de me retrouver bloquée ( Cela mʼétait arrivé au Pérou ).

J’ai pris en plus une option internationale qui me revient 7€ par mois ( Pour les moins de 25 ans ), qui m’évite de payer 3,50€ + 15% à chaque paiement par carte ( Illimités ), et m’autorise quatre retraits sans frais ( Au taux de change actuel de la monnaie ).

Apparemment, une carte gold serait plus adaptée aux voyages, car elle couvre une partie des sinistres que couvre une assurance classique, et quʼelle autorise des plafonds de retrait plus élevés, mais je vous conseille de vous renseigner pour plus de détails quant aux avantages quʼelle vous offre. 

  À vous de voir vos options, selon votre banque, votre carte bancaire et votre voyage. De nombreuses banques proposent des options de cartes bancaires sans frais. Par exemple, en Argentine, avec l’inflation actuelle et la situation économique générale, chaque retrait prend 15% du montant retiré. Une option plus avantageuse est donc Western Union : sur un retrait de 500€ par exemple, vous payez 5€, largement rentabilisés car leur taux de change est dʼun euro pour 82 pesos au lieu de 66. 

Il existe des banques en ligne adaptées aux voyages qui limiteraient voire neutraliseraient les frais de retraits et de paiements. Elles permettraient également un suivi instantané et précis de ses dépenses. Je vous invite à vous renseigner pour plus de détails car je nʻai pas testé.

Utiliser son téléphone à l’étranger

Où que vous alliez, à moins que ça ne soit partie intégrante de l’expérience que vous souhaitez vivre, vous aurez besoin d’un téléphone, ne serait-ce que pour les cartes et communiquer avec vos proches. Je décrirai les applications et sites que j’utilise, dans l’article sur tout ce qui concerne lʼaspect digital. Ici je parlerai tout bonnement des forfaits, donc du support à utiliser. 

 De nombreux voyageurs, à partir d’une certaine durée à l’étranger, font le choix d’acheter une carte sim locale. En Amérique latine, cela revient effectivement moins cher ; par exemple, au Pérou, pour 8€ vous pouvez avoir internet illimité. 

Je n’avais pas choisi cette option jusqu’à me faire voler mon téléphone et ma carte sim. Cela ne m’avantageais pas, car je payais chez Orange une option à 29€ le mois pour 3Go, 30 minutes d’appels et 50 sms.

J’ai découvert à mes dépens et au fil de conversations, que l’opérateur Latino-Américain Claro ( qui émet dans tous les pays d’Amérique latine excepté la Bolivie, Cuba et le Venezuela ) proposait une option à environ 8€ par mois pour 6Go et 2h d’appels nationaux. Cette offre est valable sur tout le continent sans nécessité de changer de carte sim, ce qui vaut bien plus le coup sur du long terme, que de conserver sa carte sim française.

En Bolivie, je me suis achetée une carte Sim Entel ( opérateur également présent au Chili ). Les forfaits téléphoniques et internet coûtent trois fois rien.

Il reste l’option de ne rien prendre et de seulement se connecter aux réseaux WiFi disponibles. Cela permet aussi de déconnecter un peu, si vous n’avez pas d’obligations professionnelles, car même si vous êtes paumés au fond de la jungle, vous avez toujours Maps.me. 

Ai-je besoin dʼun visa pour ma destination ?

Selon votre destination, vous devrez également vous renseigner sur les conditions pour rester dans le pays. 

Le Routard et Escaledenuit ont fait de très bonnes listes quant aux différentes possibilités selon les pays.

Généralement, cinq possibilités sʼoffrent à vous :

  • Pays de lʼUE, vous pouvez donc voyager avec votre Carte dʼidentité
  • Pays vous autorisant 90jours sans visa
  • Pays vous autorisant 30jours sans visa
  • Pays nécéssitants un visa pour y rentrer
  • Cas particuliers ( USA… )

En partant aussi longtemps, je me suis posée la question de mon statut officiel, sachant que je n’étais plus étudiante, ni en recherche d’emploi, ni en PVT. Et bien aux yeux de la loi je suis simplement sans activité.

Voici les indications que je peux vous donner quant à l’aspect administratif de la préparation d’un voyage, certes pas le plus marrant mais nécessaire. De plus, une fois vous être occupés de toute cette partie, vous serez tranquille sur place sans avoir besoin d’y penser. J’espère que ces informations auront pu vous éclairer et vous guider dans les démarches qui vous incombent.

Comme dit en introduction, je compléterai les informations sur la préparation d’un voyage par d’autres articles portant sur ses différents aspects ! 

J’espère que cet article aura pu vous aider à organiser votre voyage, à trouver des billets pas chers, à trouver une assurance voyage ainsi qu’une carte bancaire sans frais !

Si l’article vous a aidé, je vous invite à le partager, et à découvrir mes Carnets de voyage, pour un peu plus de vécu !

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